Tietosuojaseloste

Rekisteröidyt

Rekisterissämme käsitellään seuran jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä seuran toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään seuran järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Seuran järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Seuran lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskunppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

 

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Jäsenen täydellinen nimi
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • www-osoite
  • Puheenjohtaja
  • Toiminnanjohtaja
  • Sihteeri
  • Talouden/rahastonhoitaja
  • Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
  • Lasten liikunnan vastaava
  • Aikuisliikuntavastaava
  • Tiedotusvastaava
  • Koulutusvastaava

 

Osallistujilta kerättävät tiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika (vain laivayhtiöitä varten)
  • ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu seuran järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Seuran ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on seuran jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio-vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

 

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi-tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa seuralle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat seuran käsittelemät henkilötiedot;

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

- vaata henkilötietojensa poistamista;

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on seuran oikeutettu etu;

- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Seura käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Seura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

 

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).

Sopimussuhteissa olevat tahot:

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä

Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja.

Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.

Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista.

Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

 

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse nettisivujen palauteosion kautta.